L’iscrizione al RENTRI che prevede l’utilizzo dei registri di carico/scarico in modalità digitale introduce tali documenti all’obbligo di conservazione digitale.
La conservazione digitale è l’insieme delle procedure e degli strumenti informatici attraverso i quali un documento viene acquisito, registrato, memorizzato e conservato nel tempo in formato elettronico, in conformità alla normativa vigente, per assicurare: garanzia di integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e intellegibilità e reperibilità dei documenti.
È un procedimento regolato nelle sue modalità operative da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), il sistema informativo ministeriale che regola le operazioni digitali per gli Enti Pubblici; per quanto riguarda i registri di c/s digitali, le modalità operative sono stato introdotte e approvate nel Decreto Dirigenziale 143/2023 del RENTRI (Modalità Operative), capitolo 17 – Specifiche Tecniche.
Stando alle norme civilistiche cui sottostanno le procedure di conservazione digitale, il registro di carico e scarico deve essere trasferito al servizio di conservazione almeno una volta all’anno; resta ferma la facoltà dell’operatore di procedere con maggiore frequenza al trasferimento. Il suggerimento è quello di provvedere al trasferimento almeno alla fine di ogni anno solare, così da procedere alla conservazione delle registrazioni fatte in quell’anno trascorso. Ciò in linea con la numerazione delle registrazioni, che ripartono dal numero 1 all’inizio del nuovo anno solare.
I tempi di conservazione dei registri rimane stabilita dall’art. 190 del D. Lgs. 152/06, quindi attualmente la durata è di 3 anni.
Per chi utilizza il servizio di supporto fornito dal RENTRI, l’operazione preliminare da compiere consiste in:
- Entrare nel registro di c/s digitale
- Selezionare il tasto “Export per la conservazione”
- Selezionare il tasto “Nuovo export”, scegliendo se si vuole esportare solo le registrazione non esportate o anche quelle esportate negli export fatti precedentemente
- Confermare l’esportazione
Il sistema creerà un file in formato XML contenente tutte le registrazioni esportate, definito PACCHETTO DI VERSAMENTO.
Nel caso l’operatore si avvalga di un sistema gestionale per la tenuta digitale del registro c/s, il documento elettronico in formato XML viene generato attraverso tale gestionale. Bisognerà accertarsi che il documento generato rispetti lo schema di validazione (XSD) del registro elettronico vidimato, che è pubblicato nella sezione APIDocs del portale RENTRI. Conviene contattare il fornitore del gestionale per l’opportuna verifica.
Il pacchetto di versamento (file XML) deve essere sottoscritto digitalmente dal responsabile della conservazione, con apposizione della marca temporale (per la valenza legale di forma, contenuto e tempo del documento), e poi deve essere trasmesso al servizio di conservazione.
I servizi di conservazione vengono forniti da specifici soggetti abilitati, che sono gli stessi che forniscono i servizi di conservazione di altri documenti fiscali, quali le fatture elettroniche, i registri IVA e i registri contabili.
Diversamente da quanto è previsto per i registri contabili, i registri di carico e scarico dei rifiuti non sono soggetti all’imposta di bollo, né nella misura fissa, né nella misura variabile.
È necessario quindi rivolgersi al proprio fornitore dei servizi di conservazione; alternativamente il consiglio è di contattare il proprio commercialista e verificare con lui come vengono conservati i documenti fiscali, così da procedere in maniera analoga.
Il servizio di conservazione produce un rapporto di versamento (RdV) in formato file XML che viene generato automaticamente una volta completata la fase di controllo del pacchetto di versamento. I controlli effettuati in questa fase sono volti ad evidenziare informazioni errate, mancanti o, comunque, non conformi agli standard ammessi dal servizio di conservazione. Il rapporto di versamento attesta l’avvenuta presa in carico da parte del servizio di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore.
Nella fase finale del processo di conservazione viene generato il Pacchetto di Archiviazione (PdA) che rappresenta il contenitore di uno o più Pacchetti di Versamento (PdV) nonché di tutti gli elementi necessari per una conservazione a norma. Il PdA è inoltre corredato da un indice xml che viene firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di conservazione che vi appone la marca temporale. Da questo momento il pacchetto di versamento non potrà più essere modificato.
Il servizio di conservazione deve consentire inoltre all’operatore di ricercare i documenti versati, e assicurare in questo modo l’esibizione, quando richiesta, dei documenti conservati agli Organismi competenti e di controllo.